Termini e Condizioni

I presenti Termini e Condizioni disciplinano il rapporto contrattuale tra Eludia Events S.r.l. Società Benefit e i propri clienti per la fornitura di servizi di organizzazione eventi medico-scientifici.

1. Definizioni

Ai fini dei presenti Termini e Condizioni, si intende per:

• "Fornitore" o "Società": Eludia Events S.r.l. Società Benefit, P.IVA 18183241001
• "Cliente": la persona fisica o giuridica che commissiona i servizi
• "Servizi": le attività di organizzazione, gestione e supporto eventi medico-scientifici
• "Preventivo": l'offerta economica dettagliata presentata al Cliente
• "Contratto": l'accordo vincolante che si perfeziona con l'accettazione del Preventivo
• "Evento": il congresso, corso, convegno o altra manifestazione medico-scientifica oggetto dei Servizi

2. Oggetto del Contratto

I presenti Termini e Condizioni regolano la fornitura dei seguenti servizi da parte del Fornitore:

• Organizzazione completa di eventi medico-scientifici (congressi, corsi ECM, convegni)
• Accreditamento ECM presso Age.na.s - Agenas
• Gestione segreteria organizzativa e scientifica
• Allestimento location e supporto tecnico-logistico
• Servizi di comunicazione e marketing eventi
• Gestione iscrizioni e attestati di partecipazione
• Budget management e rendicontazione finanziaria
• Gestione sponsorizzazioni ed exhibitor
• Servizi di travel management per relatori e partecipanti
• Post-congress services (survey, report, follow-up)
• Piattaforma web per iscrizioni e gestione partecipanti
• Ogni altro servizio specificato nel Preventivo accettato

3. Conclusione del Contratto

3.1 Preventivo

Il Fornitore fornisce al Cliente un preventivo dettagliato contenente:

• Descrizione analitica dei servizi offerti
• Corrispettivo economico suddiviso per voci di costo
• Tempistiche di realizzazione
• Validità dell'offerta (di norma 30 giorni dalla data di emissione)
• Eventuali condizioni particolari

3.2 Accettazione

Il Contratto si perfeziona con l'accettazione scritta del Preventivo da parte del Cliente, mediante firma del documento o conferma via email. L'accettazione comporta l'integrale accettazione dei presenti Termini e Condizioni.

3.3 Variazioni

Eventuali modifiche ai Servizi concordati dovranno essere formalizzate per iscritto e potranno comportare la revisione del corrispettivo economico.

4. Obblighi del Fornitore

Il Fornitore si impegna a:

• Eseguire i Servizi con professionalità, diligenza e competenza
• Rispettare le tempistiche concordate nel Preventivo
• Fornire aggiornamenti periodici sullo stato di avanzamento dei lavori
• Garantire il rispetto delle normative vigenti in materia di eventi ECM e formazione medica
• Trattare le informazioni ricevute dal Cliente con la massima riservatezza
• Comunicare tempestivamente eventuali impedimenti o difficoltà nell'esecuzione dei Servizi

5. Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

• Fornire tutte le informazioni e i materiali necessari per l'esecuzione dei Servizi
• Rispettare i termini di pagamento pattuiti
• Comunicare tempestivamente eventuali variazioni o nuove esigenze
• Designare un referente unico per le comunicazioni con il Fornitore
• Fornire feedback e approvazioni nei tempi concordati
• Rispettare le indicazioni del Fornitore in merito agli aspetti tecnici e organizzativi

6. Corrispettivo e Modalità di Pagamento

6.1 Importo

Il corrispettivo per i Servizi è specificato nel Preventivo accettato e si intende al netto di IVA, salvo diversa indicazione. Gli importi sono espressi in Euro (€).

6.2 Modalità di Pagamento

Salvo diversi accordi scritti, il pagamento avviene secondo la seguente modalità:

• Acconto: 30% del totale alla firma del Contratto
• Seconda tranche: 40% del totale a 30 giorni prima dell'Evento
• Saldo: 30% del totale entro 30 giorni dalla conclusione dell'Evento

6.3 Termini di Pagamento

I pagamenti dovranno essere effettuati entro 30 giorni dalla data di emissione della fattura, salvo diversi termini specificati nel Preventivo. I pagamenti possono essere effettuati tramite bonifico bancario alle coordinate indicate in fattura.

6.4 Ritardo nei Pagamenti

In caso di ritardo nei pagamenti, il Fornitore si riserva il diritto di:

• Applicare interessi di mora nella misura prevista dal D.Lgs. 231/2002
• Sospendere l'erogazione dei Servizi fino al saldo delle fatture inevase
• Risolvere il Contratto in caso di grave inadempimento

7. Variazioni e Servizi Aggiuntivi

Eventuali servizi aggiuntivi o variazioni rispetto a quanto pattuito nel Preventivo originario dovranno essere concordati per iscritto e comporteranno l'emissione di un preventivo supplementare. Il Cliente si impegna ad accettare formalmente tali variazioni prima dell'esecuzione.

8. Cancellazione e Recesso

8.1 Cancellazione da Parte del Cliente

Il Cliente può recedere dal Contratto con le seguenti penali:

• Oltre 90 giorni prima dell'Evento: 30% del totale pattuito
• Tra 90 e 60 giorni prima: 50% del totale pattuito
• Tra 60 e 30 giorni prima: 70% del totale pattuito
• Meno di 30 giorni prima: 100% del totale pattuito

Il recesso deve essere comunicato per iscritto via email o PEC.

8.2 Cancellazione da Parte del Fornitore

Il Fornitore può recedere dal Contratto in caso di:

• Grave inadempimento del Cliente (mancato pagamento, mancata collaborazione)
• Impossibilità sopravvenuta per causa di forza maggiore
• Circostanze che rendano impossibile o eccessivamente onerosa la prestazione

In tali casi, il Fornitore restituirà gli importi già versati, trattenendo il rimborso delle spese già sostenute e documentate.

9. Forza Maggiore

Nessuna delle Parti sarà ritenuta responsabile per inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore, intendendosi per tali: eventi naturali straordinari, guerre, sommosse, scioperi generali, epidemie, pandemie, provvedimenti dell'autorità, black-out informatici o energetici, e ogni altro evento imprevedibile e inevitabile che impedisca l'esecuzione del Contratto. In caso di forza maggiore, le Parti si impegnano a comunicare tempestivamente l'impedimento e a concordare soluzioni alternative.

10. Responsabilità e Garanzie

10.1 Limitazioni di Responsabilità

Il Fornitore è responsabile nei confronti del Cliente nei limiti di quanto previsto dalla legge. La responsabilità del Fornitore è in ogni caso limitata ai danni diretti e prevedibili, con esclusione di danni indiretti, perdita di profitti, perdita di opportunità commerciali o danni conseguenziali. In ogni caso, il risarcimento massimo non potrà superare l'importo totale del Contratto.

10.2 Responsabilità di Terzi

Il Fornitore non assume responsabilità per prestazioni rese da fornitori terzi (location, catering, servizi tecnici, ecc.) salvo che abbia agito con dolo o colpa grave nella selezione degli stessi.

10.3 Garanzia di Qualità

Il Fornitore garantisce che i Servizi saranno eseguiti con professionalità e nel rispetto degli standard di qualità riconosciuti nel settore degli eventi medico-scientifici.

11. Riservatezza

Entrambe le Parti si impegnano a mantenere strettamente riservate tutte le informazioni, i dati, i documenti e le notizie di cui vengano a conoscenza in occasione dell'esecuzione del Contratto. L'obbligo di riservatezza non si applica alle informazioni di pubblico dominio o che debbano essere divulgate per obbligo di legge. L'obbligo di riservatezza permane anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale.

12. Proprietà Intellettuale

Tutti i materiali, contenuti, concept, progetti grafici e documenti sviluppati dal Fornitore nell'ambito dell'esecuzione dei Servizi rimangono di proprietà esclusiva del Fornitore fino al saldo integrale del corrispettivo. Al pagamento dell'ultima fattura, i diritti di utilizzo relativi ai materiali prodotti sono trasferiti al Cliente per l'uso concordato. Il Fornitore mantiene il diritto di utilizzare i materiali prodotti nel proprio portfolio e per finalità promozionali, salvo diverso accordo scritto.

13. Trattamento dei Dati Personali

Il trattamento dei dati personali nell'ambito del rapporto contrattuale avviene in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale vigente. Per informazioni dettagliate sul trattamento dei dati personali, si rimanda alla Privacy Policy pubblicata sul sito web.

14. Comunicazioni

Tutte le comunicazioni relative al Contratto dovranno essere effettuate per iscritto e inviate a:

Per il Fornitore:
Email: info@eludiaevents.it
PEC: eludiaevents@legalmail.it
Indirizzo: Via Cassia, 699 - 00189 Roma (RM)

Per il Cliente:
Agli indirizzi indicati nel Contratto o successivamente comunicati per iscritto.

15. Modifiche ai Termini e Condizioni

Il Fornitore si riserva il diritto di modificare i presenti Termini e Condizioni in qualsiasi momento. Le modifiche si applicheranno esclusivamente ai Contratti conclusi successivamente alla data di pubblicazione delle nuove condizioni. I Contratti già in essere rimangono regolati dalle condizioni accettate al momento della loro conclusione.

16. Legge Applicabile e Foro Competente

Il Contratto è regolato dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante dal Contratto o ad esso collegata, sarà competente in via esclusiva il Foro di Roma, salvo che la legge disponga diversamente in presenza di consumatori.

17. Condizioni Specifiche per Iscrizioni ai Corsi ECM

Le seguenti condizioni si applicano specificamente alle iscrizioni ai corsi di formazione medico-scientifica e congressi organizzati da Eludia Events e pubblicati sulla piattaforma web.

17.1 Modalità di Iscrizione

L'iscrizione ai corsi può avvenire esclusivamente tramite:

• Piattaforma Web: Compilazione del form online con dati anagrafici completi e professionali
• Email: Invio richiesta a info@eludiaevents.it con dati completi
• PEC: Invio richiesta formale a eludiaevents@legalmail.it

L'iscrizione si considera perfezionata solo dopo:

1. Approvazione della richiesta da parte della segreteria organizzativa
2. Ricezione della conferma via email con codice iscrizione univoco
3. Pagamento della quota di iscrizione entro i termini indicati

17.2 Quota di Iscrizione e Modalità di Pagamento

La quota di iscrizione è specificata nella scheda del corso e comprende:

• Partecipazione a tutte le sessioni del corso
• Materiale didattico (cartaceo e/o digitale)
• Coffee break e lunch (se specificato nel programma)
• Attestato di partecipazione con crediti ECM (se previsti)
• Accesso alla piattaforma online (se corso in modalità FAD)

Modalità di pagamento accettate:

• Bonifico bancario (coordinate fornite nella email di conferma)
• Carta di credito/debito tramite gateway sicuro
• Pagamento online tramite piattaforma (PayPal, Stripe)
• Fattura elettronica per enti e aziende (con termini di pagamento concordati)

17.3 Termini di Pagamento

Il pagamento deve essere effettuato entro 10 giorni dalla data di conferma dell'iscrizione, e comunque non oltre 5 giorni prima dell'inizio del corso. In caso di mancato pagamento nei termini, l'iscrizione verrà annullata automaticamente e il posto reso nuovamente disponibile.

17.4 Cancellazione Iscrizione e Rimborsi

Il partecipante può cancellare la propria iscrizione secondo le seguenti modalità:

La cancellazione deve essere comunicata per iscritto via email o PEC. I rimborsi saranno accreditati entro 30 giorni dalla data di cancellazione, con le stesse modalità utilizzate per il pagamento.

17.5 Sostituzione Partecipante

È possibile sostituire il partecipante iscritto con un'altra persona fino a 3 giorni prima dell'evento, comunicandolo alla segreteria organizzativa. La sostituzione deve fornire tutti i dati anagrafici e professionali richiesti per l'attribuzione dei crediti ECM. Non sono previsti costi aggiuntivi per la sostituzione.

17.6 Modifiche, Cancellazione o Posticipo dell'Evento

Eludia Events si riserva il diritto di:

• Modificare: programma, relatori, location o orari per cause organizzative o di forza maggiore
• Posticipare: l'evento a una nuova data, comunicandolo almeno 15 giorni prima
• Cancellare: l'evento in caso di mancato raggiungimento del numero minimo di partecipanti o per cause di forza maggiore

In caso di modifica sostanziale (cambio location, posticipo > 60 giorni), il partecipante ha diritto al rimborso totale della quota versata se comunica la rinuncia entro 7 giorni dalla comunicazione.

In caso di cancellazione dell'evento da parte del Fornitore, il partecipante avrà diritto al rimborso integrale della quota versata entro 30 giorni, senza ulteriori pretese.

17.7 Requisiti di Partecipazione e Crediti ECM

Per ottenere l'attestato con crediti ECM, il partecipante deve:

• Essere regolarmente iscritto a un Ordine/Collegio professionale
• Frequentare almeno il 90% delle ore del corso (verificato tramite registro presenze)
• Superare il test di verifica finale con un punteggio minimo del 75%
• Compilare la scheda di valutazione ECM

L'attestato ECM sarà rilasciato entro 60 giorni dalla conclusione del corso e reso disponibile in formato digitale nell'area riservata della piattaforma.

17.8 Lista d'Attesa (Waitlist)

Qualora il corso abbia raggiunto il numero massimo di partecipanti, sarà possibile iscriversi alla lista d'attesa. In caso di rinunce o nuovi posti disponibili, i partecipanti in lista d'attesa verranno contattati in ordine cronologico di iscrizione e avranno 48 ore per confermare la partecipazione e procedere al pagamento.

17.9 Corsi in Modalità FAD (Formazione a Distanza)

Per i corsi erogati in modalità FAD asincrona, si applicano le seguenti condizioni aggiuntive:

• Accesso alla piattaforma per un periodo di 90 giorni dalla data di iscrizione
• Possibilità di fruire dei contenuti in qualsiasi momento entro il periodo di validità
• Obbligo di completare tutti i moduli e superare i test intermedi per accedere all'esame finale
• Numero massimo di 3 tentativi per superare l'esame finale
• Non è previsto il rimborso dopo l'attivazione dell'accesso alla piattaforma

17.10 Privacy e Uso delle Immagini

Durante lo svolgimento degli eventi, potrebbero essere effettuate riprese foto/video per finalità documentali e promozionali. Le immagini potranno essere pubblicate sul sito web, sui social media e su materiali promozionali di Eludia Events. Il partecipante che non desideri essere ripreso dovrà comunicarlo esplicitamente alla segreteria organizzativa all'inizio dell'evento.

18. Condizioni d'Uso del Sito Web

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18.6 Applicazione Web Progressiva (PWA) e Notifiche Push

Il sito è disponibile come Progressive Web App (PWA), installabile sul dispositivo dell'utente. La PWA utilizza un Service Worker per la cache delle risorse e il funzionamento offline. L'utente può attivare le notifiche push per ricevere aggiornamenti su corsi, iscrizioni e scadenze. Le notifiche push richiedono il consenso esplicito dell'utente e possono essere disattivate in qualsiasi momento tramite le impostazioni del browser o del dispositivo.

18.7 Geolocalizzazione per Check-in

La piattaforma può richiedere l'accesso alla posizione GPS del dispositivo per verificare la presenza fisica del partecipante al corso (check-in). L'accesso alla geolocalizzazione richiede il consenso esplicito dell'utente e viene utilizzato esclusivamente al momento del check-in. I dati di posizione (coordinate e distanza dalla sede del corso) vengono registrati insieme al check-in e conservati per finalità di attestazione della presenza.

20. Disposizioni Finali

20.1 Nullità Parziale: Qualora una o più disposizioni dei presenti Termini e Condizioni risultino invalide o inefficaci, ciò non comporterà l'invalidità o inefficacia delle restanti disposizioni.

20.2 Integralità dell'Accordo: I presenti Termini e Condizioni, unitamente al Preventivo accettato, costituiscono l'intero accordo tra le Parti e sostituiscono ogni precedente intesa verbale o scritta.

20.3 Cessione del Contratto: Il Contratto non può essere ceduto dal Cliente a terzi senza il preventivo consenso scritto del Fornitore.